Plus une entreprise est ancienne ou de grande taille, plus ; à priori ; elle est amenée à recevoir et à émettre des documents. Si certains d’entre eux sont voués à être mis à la poubelle, car, sans grand intérêt, d’autres, au contraire doivent être conservés, et ce, quelquefois à vie. C’est ce que l’on appelle les archives. Comment les stocker ?
Pourquoi stocker ses archives ?
Factures, devis, statuts juridiques, contrats de travail des salariés sont autant de documents qui doivent être préservés. Leur nature détermine leur temps de conservation.
Pour qu’une entreprise soit efficace et prouve son sérieux, il est impératif qu’elle puisse avoir accès à tous ces documents, si elle a besoin de les consulter ou de les produire pour une personne tierce. En effet, des organismes d’état ou même des salariés peuvent en faire la demande en cas de contrôle ou de différend.
Les documents papier sont souvent stockés dans une pièce dédiée, que l’on appelle alors salle des archives. Il est impératif, pour s’y retrouver parmi des milliers de papiers, voire plus, d’avoir opté pour une organisation drastique.
La dématérialisation des documents a été rendue obligatoire pour les entreprises. Encore faut-il avoir les compétences et les moyens de répondre à cette injonction.
Comment faire un stockage d’archives efficace ?
Il est tout à fait possible de gérer parfaitement ses archives, pour peu que l’on y ait consacré du temps dès la création de l’entreprise, voire même avant.
Mais les emplois du temps chargés, le peu d’intérêt que peut revêtir la mission du choix d’une organisation, du tri et du rangement des documents papier font que souvent, cette action est mise de côté.
Pourtant une entreprise a tout à gagner à être ordonnée. C’est d’ailleurs pour cette raison que la numérisation des documents, en vue de leur totale dématérialisation, a été envisagée.
D’ailleurs, comment cela se passe au sein des entreprises ? Certaines envisagent de confier à leurs collaborateurs cette mission en interne, à partir de maintenant. Chaque document émis ou reçu fait l’objet d’une numérisation et il est stocké.
D’autres font le choix judicieux de confier tout cela à des entreprises spécialisées. Le gain de temps est déjà important, surtout s’il s’agit ensuite de numériser tous les documents papier. Enfin, au-delà de cette action en elle-même, il faut sécuriser les documents, car ils contiennent des données quelquefois confidentielles, sur le chef d’entreprise, les salariés mais aussi les partenaires et clients.
Au fil des années, les documents désormais inutiles doivent être triés et ensuite détruits, là encore de façon sécurisée. C’est ce que l’on appelle le récolement des archives. Cela permet d’alléger la somme de documents amoncelés, en fonction de leur nature. Il faut donc savoir quels documents sont gardés, 2, 5, 10 ans ou plus.
Enfin, la dématérialisation est un véritable atout, mais beaucoup d’entreprises souhaitent conserver leurs archives papier. Ce doublon leur fait perdre un espace qu’ils pourraient dédier à d’autres choses (bureau pour un nouveau salarié, salle de pause etc…). Il est possible, comme l’externalisation des archives, de pouvoir les confier à ces mêmes entreprises qui se chargent de les stocker dans de bonnes conditions.
